Checklist : comment gérer au mieux l’organisation d’une manifestation

Lorsqu’on organise un événement, qu’il soit privé ou professionnel, on souhaite évidemment que tout se passe bien et que les festivités restent dans les mémoires des invités. 

Voici un « pense-bête » qui présente les étapes incontournables pour l’organisation réussie d’une manifestation.

POUR LES ÉVÉNEMENTS PRIVÉS

Date et budget

  • Choisir une date stratégique est primordial. Informez-vous des jours fériés et des manifestations proches ou concurrentes.
  • Etablir un budget précis vous évitera quelques déconvenues.

 

Thématique

  • Proposer un thème original peut s’avérer très amusant.
  • Dresser la liste des invités est un exercice parfois délicat, mais au combien nécessaire.

 

Lieu, infrastructure et carte d’invitation

  • Réserver une salle communale, une cabane privée, ou une buvette de société locale. Attention, ces lieux sont généralement très prisés, il faudra vous y prendre bien à l’avance !
  • Louer une tente, une cantine provisoire, ou un emplacement.
  • Créer une carte d’invitation sans omettre date et heures, adresse exacte, plan de situation, parking et accessibilité en transports communs, coordonnées de contact et délai d’inscription.
  • Désigner un photographe pour immortaliser les meilleurs moments de la fête.

 

Boissons et repas

  • Sélectionner un traiteur, ou faire confiance à vos proches pour confectionner de bons petits plats !
  • Décider d’un modèle de repas : menus servis à table, buffet en libre-service, apéritif dinatoire ou petite agape. Attention aux personnes soucieuses de leur alimentation : allergies, végétarisme, etc.
  • Choisir les boissons, avec et sans alcool, sans omettre de les déguster avant la manifestation.
  • Se procurer un barbecue, un réfrigérateur ou des éléments de cuisine si nécessaire.
  • Louer une machine à café ESPERANZA et son kit complet de consommables.
  • Engager des aides au service et de cuisine si besoin.

 

Intendance

  • Tables et chaises, nappes et serviettes – en papier ou tissu, selon vos exigences et la teneur de l’événement.
  • Le choix de vaisselle a aussi son importance : assiettes, couverts, verres ou gobelets, tasses et plats de service constituent une base indispensable.
  • Produits d’entretien, brosses et linges de cuisine facilitent le nettoyage.
  • Sans oublier la gestion des déchets et le tri sélectif.

 

Extras

  • Une décoration soignée fait toujours bonne impression : fleurs et bougies contribuent à égayer l’atmosphère.
  • Sonorisation et éclairage doivent être installés avec précaution : prenez garde à l’ampérage maximal.
  • Auditionner un maître de cérémonie, un orchestre et un DJ pour assurer une ambiance musicale adaptée.
  • Définir des jeux de société, des animations de type sketch ou tombola, ou encore des projections audio-vidéo afin de rythmer la soirée et de divertir les convives.
  • Prévoir une tirelire, un chapeau ou une caisse enregistreuse si nécessaire.

 

POUR LES ÉVÉNEMENTS D’IMPORTANCE

  • Désigner un comité d’organisation et ses responsables : président, secrétaire, trésorier, sponsoring, infrastructure, intendance et sécurité.
  • Elaborer un organigramme simple, un tableau des tâches et des cahiers des charges précis.
  • Demander l’autorisation lorsqu’il s’agit d’une manifestation hors secteur privé. Contacter les différents services concernés : bureau communal, service de l’édilité, police de proximité, etc.

Nous espérons que cet aide-mémoire vous sera utile. Et surtout n’oubliez pas : amusez-vous bien !